Mire érdemes figyelni 300+ fős rendezvények esetén?

Gyors beléptetés

Ha nem akarjuk már az esemény kezdete előtt vendégeink kedvét szegni, mindenképpen fordítsunk kellő figyelmet a gyors beléptetésre! Több száz ember beengedése időbe telik, ha valakinek hosszú ideig sorba kell állnia csak azért hogy bejusson, már eleve rossz szájízzel érkezik meg a helyszínre – nem beszélve a kígyózó sorok, vagy a hatalmas fennforgás lelombozó erejéről.

Gondoskodjuk arról, hogy a beléptetés egyszerű és problémamentes legyen! Már a meghívóban hangsúlyozzuk a pontos érkezés jelentőségét! Ha van rá lehetőségünk, akár a különböző résztvevőknek eltérő belépési időt is meghatározhatunk, így megelőzve a torlódást a bejáratoknál. Egyre elterjedtebbé válik a QR-kódos beléptetés – készüljünk fel azonban, hogy a technika bármikor csődöt mondhat, és az is előfordulhat, hogy valaki otthon hagyja meghívóját!

Ha van rá lehetőség, tartsunk készenlétben több belépési lehetőséget! Így ha az egyik bejáratnál hosszú sor alakul ki, megnyithatunk egy másikat. Fordítsunk figyelmet a beléptetést végzőkre is: nem csak az fontos, hogy elegen legyenek, de álljanak készen minden helyzetre. Egy ideges, vagy elégedetlen vendég kezelésére sokszor megoldást jelent egy mosoly vagy egy készséges segítő a bejáratnál.

Biztonságos részvétel

Mindegy, milyen rendezvényről van szó, a legfontosabb vendégeink biztonsága! Minél nagyobb azonban a résztvevők létszáma, annál komplikáltabb lehet ennek kivitelezése. A legtöbb beltéri helyszínen a biztonság miatt korlátozva van, hány ember lehet jelen, erre tervezéskor mindenképpen oda kell figyelnünk! Mindig biztosítsuk, hogy a vészkijárat, a be- és kijárat szabad és könnyen elérhető legyen.

Hasonlóan fontos, hogy folyamatosan felügyelni tudjuk az esemény és a résztvevők hangulatát, különösen olyan rendezvényeknél, ahol alkoholt is felszolgálnak. A rendezvénybiztosítás erre is kiterjed: a szakemberek ha szükségesnek látják, biztonsági személyzettel is készülnek, akik garantálják a résztvevők épségét. 

Kényelem

Vendégeink csak akkor tudják jól érezni magukat, ha a kényelmük biztosított – ehhez pedig gondos tervezés és felkészülés szükségeltetik. Az egyik legfontosabb, hogy lehetőséget biztosítsunk a pihenésre és a lazításra. Akkor is készítsünk be néhány széket, ha állófogadást adunk, előfordulhat ugyanis, hogy valakinek szüksége lehet rá! Ha ételt szolgálunk fel, biztosítsunk helyet és lehetőséget annak elfogyasztására is. Készüljünk elég catering-egységgel, de arra is ügyelnünk kell, hogy ne legyenek mindenfelé üres poharak és tányérok!

Sokan hajlamosak elfeledkezni róla, de az egyik legfontosabb, hogy mindig legyen elegendő elérhető mosdó! Jellemzőek ezek előtt alakul ki a leggyorsabban tumultus – ezt könnyen orvosolhatjuk, ha például lehetőség van külön helyen a kézmosásra vagy -fertőtlenítésre.

Hasonlóan mellékesnek tűnhet, ám annál lényegesebb felkészülni az időjárásra és a hőmérsékletre! Nyáron, beltéri rendezvények esetén ügyelnünk kell a légkondicionálásra és megfelelő szellőztetésre, kültéri eseménynél pedig arra, hogy legyen elég árnyékot adó, hűvös hely. Télen, beltéri rendezvényeknél ugyancsak fontos, hogy a vendégeknek legyen hova letenniük kabátjukat, és megfelelő legyen a hőmérséklet – az ugyanis nagyban befolyásolja a komfortézetüket!

Váratlan események

Nem számít, milyen gondosan készültünk elő, váratlan események mindig adódhatnak! Murphy törvénye szerint ami elromolhat, az el is romlik – igaz ez a beléptetéshez használt eszközökre, a hangosításra, vagy akár a lámpákra és a fénytechnikára is. Mindig álljunk készen ezekre: legyenek bekészítve póteszközök vagy olyan szakember, aki könnyedén orvosolni tudja a problémát.

Hasonló, váratlan esemény a vendégekkel is megtörténhet: egy baleset, egy késő, vagy utolsó pillanatban a meghívást lemondó személy, esetleg egy szóváltás a pult körül… Amire lehet, készüljünk fel előre, minden egyéb esetre megoldást jelenthetnek a rendezvénybiztosítást végző szakemberek.

Tisztaság

A tapasztalat szerint minél több az ember, annál nagyobb a felfordulás. Gondos előkészületekkel és az esemény alatti, illetve azt követő takarítással azonban könnyen orvosolhatjuk a problémát! Mindig legyen elég kihelyezett szemetes, amelynek folyamatos ürítését is ellenőriznünk kell! Étel és ital felszolgálása esetén elengedhetetlen a képzett személyzet, ami az egészet levezényli. A mosdóban pedig legyen egy személy, aki ügyel a tisztaságra és arra, hogy mindig legyen elég egészségügyi papír vagy hogy legyen száraz, tiszta kéztörlő!

A rendezvény befejezésével azonban a szervezők munkája még nem ért véget – a helyszínt ugyanis olyan állapotban kell átadni, ahogy azt elfoglaltuk! Fontos figyelmet szentelni a megfelelő takarításra – egyes esetekben pedig arra is, hogy semmilyen kár ne essen a helyszínen! Ha mégis megtörtént a baj, orvosoljuk, ne próbáljuk elfedni!

Több mint háromszáz ember biztonságát, kényelmét és szórakozását nem könnyű kiszolgálni, de nem is lehetetlen – egy jól sikerült rendezvény hatása pedig felbecsülhetetlen! Ha megfelelő figyelmet fordítunk a szervezésre és a rendezvény megfelelő biztosítására, garantált a sikerünk!