Konferencia szervezés: Legfontosabb szempontok és hasznos tippek

1. Legyen kiforrott koncepciónk!

Szervezzünk bármilyen konferenciát is, az eseménynek mindig legyen egy tömören megfogalmazható, konkrét célja. Mielőtt a részleteken kezdenénk gondolkodni, először is találjuk ki a konferenciánk címét. Ha a cím önmagában nem árulja el, hogy mire is számíthatnak a potenciális résztvevők, akkor gondoljuk újra a címadást és az eseményünk tematikáját.

A konferencia szervezési feladatok listáján tehát első helyen kell szerepeljen a kiforrott koncepció kialakítása. Milyen értéket tudunk nyújtani a közönségünknek? Miért éri meg a konferenciánkra eljönniük, ahelyett, hogy megnéznének otthon egy filmet, vagy éppen egy koncertre vásárolnának jegyet? Készüljünk egy “visszautasíthatatlan ajánlattal”!

2. Készítsünk forgatókönyvet!

Alaposan kidolgozott forgatókönyv nélkül a konferenciánk szervezetlen és céltalan lesz. Akárcsak egy film előkészületeinél, úgy a konferenciák esetében is másodpercről másodpercre kidolgozott forgatókönyvvel szükséges előállnunk. Tervezzük meg lépésről lépésre az esemény menetét a legapróbb részletekig. Készítsünk egy ütemtervet is a programokról, majd igyekezzünk minden percet értékes tartalommal feltölteni.

TIPP: A forgatókönyv összefoglalójából akár szórólapot is gyárthatunk, amelyet kioszthatunk a közönség tagjai között. Így mindenki pontosan láthatja, hogy milyen programok következnek, illetve meddig tart egy-egy előadás.

3. Válasszunk megfontoltan konferencia helyszínt!

A megfelelő helyszín kiválasztása nélkülözhetetlen a sikerhez. Ugyanis egy túl szűkös vagy rendkívül korszerűtlen helyszín garantáltan tönkreteszi az élményt – még akkor is, ha alapvetően remek előadásokkal készültünk. Semmiképp ne essünk ebbe a hibába, ezért fordítsunk elegendő időt az ideális helyszín kiválasztására.

Mire figyeljünk?

• A helyszín legyen könnyen megközelíthető. A legjobb döntés, ha az autópályához közeli helyszínek közül választunk, hogy még a messziről érkezők is pillanatok alatt odataláljanak. Továbbá ellenőrizzük a parkoló méretét is, hogy senkinek ne kelljen a helyszín körül parkolóhely után kocsikázni, majd hosszú perceket sétálni a konferenciára.
• Mindenki férjen el kényelmesen. Mérjük fel a lehető legpontosabban a közönség várható létszámát, majd válasszunk kellően nagy helyszínt. Inkább számoljunk több érkezővel, mintsem kevesebbel, hiszen ha már 1-2 embernek nem jut ülőhely, az valóban porig rombolhatja a presztízsünket.

4. Biztosítsunk profi technikai hátteret!

Napjainkban a tiszta hangzású hangfalak és mikrofonok, illetve a távolról is jól látható, éles képminőséget nyújtó projektorok és vásznak már alapvető elvárások a közönség részéről. 2023-ban már egy egyetemi előadáson is rendkívül kellemetlen, ha technikai problémákkal küzdünk, egy tudományos konferencián pedig azonnal elúszhat a hírnevünk, ha nem gondoskodunk a megfelelő technikai háttérről.

Kérdezzünk bátran a helyszín üzemeltetőitől a technikai eszközök minőségével és akár konkrét típusaival kapcsolatban is. Bizonyosodjunk meg róla, hogy minden adott-e egy profi konferencia lebonyolításához. Ha a helyszín ugyan megfelelő, de a technikai háttér nem elég színvonalas, akkor béreljünk külön hangfalakat és mikrofonokat, illetve projektorokat és vásznakat is.

5. Kérjünk visszajelzést a közönségünktől!

A kezdő konferenciaszervezők által egyik leggyakrabban elkövetett szarvashiba, hogy semmilyen visszajelzést nem kérnek a résztvevőktől. Azonban a közönség véleményéből rengeteget tanulhatunk, ezért mindenképpen készítsünk számukra egy gyorsan kitölthető, rövid kérdőívet, amelyet a konferencia után kiosztunk vagy e-mailben elküldünk.

Ha visszajelzést kérünk, azt a közönségünk is értékelni fogja, hiszen látják, hogy számít a véleményük. Amennyiben negatív kritikát kapunk, ne sértődjünk meg, hanem kezeljük a helyén, és a legközelebbi konferenciánkat már sokkal magabiztosabban bonyolíthatjuk le.

A konferencia szervezési feladatok mennyisége elsőre soknak tűnhet, de kellő odafigyeléssel és elszántsággal sikeres lehet az eseményünk. Fogadjuk meg bátran a fenti tippeket, és próbáljuk meg a lehető legrészletesebben megtervezni a konferenciánk menetét. Ha pedig úgy érezzük, hogy egyedül nem tudjuk kézben tartani az esemény lebonyolítását, akkor bízzuk a feladatokat egy tapasztalt konferenciaszervező csapatra.